Type de contrat
Catégorie C
Localisation
Saint-Mandé
Employeur
Cerema
Mode de recrutement
Contractuel
Voie statutaire
Date de disponibilité
Date de clôture
Description

Le Cabinet est composé d’une équipe de 3 collaborateurs. Il contribue au support de l’activité du directeur général, du secrétariat général et de leurs collaborateurs directs.

Deux collaborateurs sont situés à Vaulx en Velin, en région lyonnaise, le troisième est implanté à Saint-Mandé.

Une grande diversité de contacts internes et externes de tous niveaux (contacts opérationnels, cadre dirigeants…).

Missions
  • Organiser la reception des personnalités accueillies par le directeur général et les équipes sur le site de Saint-Mandé
  • Assurer l’accueil téléphonique et orientation des interlocuteurs, renseignements de 1er niveau
  • Appui à la planification et la coordination des agendas, assurer la gestion et le traitement des flux d’information, classement, archivage
  • Monter des réunions et assister la préparation des réunions
  • Constitution et préparation de dossiers
  • Organiser et suivre les travaux des instances de gouvernance, de programmation d’activité ou d’animation interne et externe
  • Mettre en forme, exploiter et diffuser des documents
  • Saisir et mettre à jour les bases de données et les outils utilisés au sein du cabinet
  • Assurer la gestion des déplacements, réservation de salles, moyens logistiques
  • Gestion du courier
  • Assurer le suivi du budget du cabinet
  • Suppléance de la Cheffe de cabinet

    Liaison hiérarchique

     

    Rattachement hiérarchique au-à la Cheffe de Cabinet

    Relations directes avec le Directeur Général, la Secrétaire Générale et leurs collaborateurs directs

Profil

Savoir

Parfaite connaissance de l’organisation du Cerema, de ses activités, de son mode de gouvernance, de ses interlocuteurs privés et publics

Maîtrise des processus et circuits de décision

Maîtrise avancée des outils bureautiques (Pack Office, Word, Excel), des outils internes au Cerema et des processus associés

Maîtrise des techniques de communication

Maîtrise des techniques de secrétariat et gestion administrative (gestion documentaire, classement et archivage)

 

Savoir-faire

Capacité à hiérarchiser l’importance des informations et les priorités

Autonomie, méthode et polyvalence

 Capacité d’organisation et d’initiative

Capacité d’adaptation aux situations et aux interlocuteurs Capacité d’analyse et de restitution

Aptitude rédactionnelle et relationnelle Capacité à gérer les priorités et les urgences

 

Savoir-être

Capacité d’écoute et sens de la confidentialité Rigueur et fiabilité

Réactivité, dynamisme et discrétion Maîtrise de soi, diplomatie et empathie

Disponibilité

Ressources associées