L’unité Énergie et Qualité Environnementale du Département de la Haute-Savoie a un rôle transversal au sein de la Direction "Bâtiment et Moyens". Elle est mobilisée sur des missions d'expertise, de suivi de travaux ou des consommations d’énergie. Elle assume également des responsabilités dans l’exploitation des bâtiments au quotidien. Dans ce contexte, elle s’interrogeait sur sa stratégie, ses missions et son positionnement dans l’organisation des services, dans l’objectif d’une meilleure efficacité de leurs actions.
Pour ce faire, elle a sollicité le Cerema et ses experts du domaine Bâtiment pour l’accompagner dans sa réflexion stratégique en veillant à la cohérence avec les enjeux liés à la performance énergétique et la qualité environnementale des bâtiments du conseil départemental. Par ailleurs, afin d’associer au mieux les acteurs concernés du Département dans la réflexion sur leur stratégie, des experts en "facilitation et animation de groupe" ont accompagné le travail de restitution facilitant l’émergence d’une réflexion collective, une appropriation des constats et l’identification de pistes d’actions.
Une méthode en 3 étapes-clés :
Pour bien comprendre le fonctionnement actuel des services, le Cerema a mené des entretiens auprès des différents agents de la Direction ainsi qu’une analyse de l’organisation en place et des missions dévolues aux différents services de la collectivité travaillant en lien avec le service Énergie. Cela a permis d’identifier les difficultés ou enjeux rencontrés et de préparer des recommandations et des pistes d’actions.
En parallèle, le Cerema a réalisé un parangonnage des pratiques auprès de 7 autres collectivités de taille similaire ou ayant des enjeux communs (département, métropole, région…) pour évaluer les différents modes de fonctionnement et d’organisation existants, identifier les thématiques suivies et les difficultés rencontrées.
Enfin, pour faciliter l’appropriation et l’émergence de solutions adaptées et acceptables, le Cerema a fait participer les services du Département à la restitution.
Pour cela, un premier temps d’arpentage a été réalisé à partir des éléments recueillis lors des entretiens et du parangonnage : chaque participant était amené à s’approprier les retours issus d’une ou deux thématiques, à les restituer à tous et à retenir un axe de travail ou une bonne pratique.
Ensuite, un temps d’échange organisé comme un débat entre deux stratégies tranchées a permis de faire émerger des éléments structurants de la stratégie à adopter par le département.
Enfin, un travail de reconstruction fictif de l’organigramme idéal a permis à chacun d’imaginer le positionnement des missions aujourd’hui assurées par l’unité Énergie. Cet exercice a permis de mettre en exergue les missions et les rôles faisant consensus et ceux pouvant être mis en débat.
En conclusion, chacun était invité à se saisir d’une ou deux pistes d’actions à engager à court terme pour initier une démarche d’évolution et de changement des pratiques à l’issue de ce travail.
Les résultats :
Des enseignements au sujet de l’organisation des services Bâtiments de collectivités
Ces enquêtes auprès des collectivités sur leur mode de gestion de leur patrimoine immobilier ont permis :
D'identifier des pratiques et des difficultés communes à d’autres collectivités,
De lister les différentes missions assurées ou non par les collectivités
D'évaluer les moyens humains alloués à celles-ci.
Ainsi, le Cerema a constaté que les collectivités sont toutes impliquées dans la mise en œuvre du Dispositif Eco-énergie Tertiaire, le suivi des consommations énergétiques de leur bâtiments ou encore l’appui à la réalisation d’opérations exemplaires de constructions neuves.
L’enjeu de la relation avec les gestionnaires des établissements d’enseignement est également partagé par toutes les collectivités, les départements ou régions étant propriétaires des bâtiments mais les établissements disposant d’une autonomie de gestion : le principal ou proviseur est responsable de la gestion et l’exploitation de ces bâtiments sans nécessairement disposer de toutes les compétences et les ressources nécessaires pour cela. Les collectivités s’impliquent donc plus ou moins dans la gestion-exploitation afin d’aider les gestionnaires ou les remplacer sur certaines missions.
Enfin, dans le contexte actuel de recherche d’économie et de transition écologique, toutes les collectivités cherchent à réaliser des économies d’énergie mais par des moyens différents (plateforme de suivi énergétique, mise en place de clauses contractuelles spécifiques de type contrat de performance énergétique ou intéressement, groupement de commande ou accord-cadre…). Toutes sont également confrontées aux enjeux d’entretien et de rénovation de leurs patrimoines immobiliers, qui peuvent présenter des besoins très importants. Les stratégies dans la gestion des travaux de maintenance et de réhabilitation sont souvent variables d’une collectivité à l’autre (schéma directeur, plan pluriannuel d’investissement, plan de rénovation...).
Ces enquêtes ont également permis d’identifier des schémas d’organisations-types des services Energie au sein des Directions Bâtiments.
Les différents schémas d’organisation-type de collectivité
Des approches très différentes ont été identifiées entre les collectivités dans leurs partenariats avec des structures extérieures. Ces partenariats dépendent tout à la fois des compétences et des moyens disponibles au sein de la collectivité, des structures tierces publiques ou parapubliques existantes localement (SPL, SEM, agences locales, syndicats…) et des compétences disponibles sur le marché privé (accord-cadre de maitrise d’œuvre, compétences des entreprises d’exploitation…).
Enfin, le parangonnage a permis d’analyser comment les autres collectivités abordent les enjeux actuels et futurs auxquels les gestionnaires de bâtiments publics sont et seront confrontés à l’avenir (confort d’été, décarbonation, accompagnement des usagers…).
Cette démarche d’accompagnement est applicable à toute collectivité souhaitant mener une réflexion sur l’organisation de ses services techniques afin de répondre au mieux aux enjeux de la transition écologique.